Inbox Zero, a missão

Estou completando 3 meses de inbox zero.

Se você não sabe o que é “inbox zero”, eu conto.

Inbox zero é uma maneira de lidar com seus emails, mantendo sempre sua caixa de entrada zerada, sem nenhuma mensagem. A vantagem é administrar suas mensagens em um ambiente bem menos caótico, com ajuda de tecnologia. Usando, basicamente, duas armas: (1) filtros bem mais inteligentes e simples do que os padrões dos Gmails da vida e (2) direcionando os email “sobreviventes e importantes” para alguma pastinha (“responder depois”, “assistir”, “ler”, “encaminhar” etc).

Meus dois aliados nessa batalha são o app “Mail” no iPhone (aquele da fila interminável) e o “Sane Box” no browser do desktop.

01. SANE BOX

Vamos começar pelo Sane Box. É o David Blaine do email.

Automagicamente o Sane Box consegue ser MUITO bom, separando os emails bons dos ruins. Sempre fui muito avesso a esse tipo de coisa porque prefiro decidir essas coisas sozinho, mas como recebo muito spam e email desnecessário, resolvi experimentar.

A estratégia usada pelo Sane Box para ser tão mais eficiente que um simples filtro é que, depois de instalado, ele analisa todas as suas mensagens anteriores (pode demorar até uma hora fazendo isso) e descobre quais as mensagens que você responde e as que não responde. O que já mandou pro lixo, o que já deu unsubscribe, etc.

Depois, analisa também suas redes sociais e descobre quem é seu amigo, para poder protegê-los do lixão. Por fim, ele cria uma pasta “Sane Box” e nunca joga nada fora, para você poder treiná-lo por uma ou duas semanas, resgatando eventuais emails que gostaria que continuassem aparecendo.

Outra coisa legal é que ele pode ser configurado para mandar coisas anexadas nos emails importantes, direto para uma pasta no Drop Box. Muito bom para quem costuma trocar apresentações, planilhas e textos com colegas através de emails.

Enfim, é instalar e usar por uns 20 dias para ver se é a sua ou não. O inbox zerado gera uma certa sensação de solidão no começo e tem muita gente que não aguenta. Mas para você ter uma ideia, eu deixei de receber uns 200 emails por dia e agora recebo uns 15, 20.

O critério é espantosamente bom, acho que melhor do que o meu.

02. MAIL APP

O app Mail tem o mesmo objetivo, mas seu forte é a delegação dos emails sobreviventes, com atalhos super práticos de usar. Como ele funciona com o Gmail (que já está filtrado pelo Sane Box), fica tudo muito calmo e fácil. E como nada é jogado fora definitivamente, basta uma checada no lixão por dia para ficar traqnuilo e ganhar confiança nesses dois.

O Sane Box custa Us$5 por mês (tem 14 dias grátis para você experimentar) e o app Mail você baixa na App Store.

Se você já usa alguma estratégia de inbox zero (ou outra), ou pretende usar, conte pra gente como foi a experiência através dos comentários.

Clay Shirky

(images by Shutterstock)

Updater: Wagner Brenner